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Die Mitarbeiter-E-Akte in KAN-ONE

Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte wird HR-Dokumentenmanagement digital, sicher und effizient.
Von der Template-Erstellung über automatisierte Ablage bis hin zu individuellen Berechtigungen – KAN-ONE bietet eine Enterprise-Lösung, die sich nahtlos in Ihre HR-Prozesse integriert.

Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte erhalten Unternehmen eine zentrale, sichere und intelligente Plattform für alle HR-Dokumente. Sie vereint Struktur, Automatisierung und Compliance – und macht HR-Prozesse effizienter, transparenter und revisionssicher.

  1. Zentrale & strukturierte Verwaltung
  • Alle Mitarbeiterakten werden in KAN-ONE zentral verwaltet. 
  • Flexible Ordnerstrukturen: als Shared-Ordner für Teams oder Abteilungen sowie als individuelle Ordner für jeden Mitarbeiter. 
  • Einheitliche Templates sorgen für eine konsistente und klare Ablage.
  1. Template-Management & Rollout
  • HR-Administratoren können Vorlagen (Templates) für E-Akten definieren. 
  • Diese lassen sich gezielt an bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Organisationseinheiten ausrollen. 
  • Neue Akten werden so automatisiert nach Standardvorlagen erstellt – schnell, fehlerfrei und einheitlich. 
  1. Individuelle Berechtigungen & Sicherheit
  • Mit KAN-ONE lassen sich Berechtigungen granular einstellen – bis auf Ordner- oder Dokumentenebene. 
  • So ist sichergestellt, dass sensible Dokumente immer nur von den richtigen Personen eingesehen werden. 
  1. Rechtskonformität & Datenschutz
  • Alle Daten werden in KAN-ONE DSGVO-konform archiviert. 
  • Definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen sorgen für rechtssichere Prozesse. 
  • Ein Audit-Trail dokumentiert jede Änderung und jeden Zugriff vollständig.
  1. Automatisierung & Effizienz
  • KAN-ONE archiviert Dokumente prozessgesteuert und automatisiert – z. B. genehmigte Stundenzettel (Timesheets), Abwesenheitsanträge, Abmahnungen oder Kündigungen. 
  • Die Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeiterakten und Ordnern zugeordnet. 
  • Erinnerungen an wichtige Fristen (z. B. Probezeit-Ende, Vertragsverlängerung) entlasten HR zusätzlich. 
  1. Integration & Skalierbarkeit
  • KAN-ONE integriert sich nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme wie SAP, Workday oder SuccessFactors. 
  • Über offene API-Schnittstellen lassen sich weitere Systeme flexibel anbinden. 
  • Die Lösung ist international skalierbar und damit auch für große Unternehmensstrukturen geeignet. 
  1. Mitarbeiter-Self-Service
  • Mitarbeiter können über das Self-Service-Portal ihre eigenen Dokumente einsehen – etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Zertifikate. 
  • Das steigert Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand in HR.
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