- Zentrale & strukturierte Verwaltung
- Alle Mitarbeiterakten werden in KAN-ONE zentral verwaltet.
- Flexible Ordnerstrukturen: als Shared-Ordner für Teams oder Abteilungen sowie als individuelle Ordner für jeden Mitarbeiter.
- Einheitliche Templates sorgen für eine konsistente und klare Ablage.
- Template-Management & Rollout
- HR-Administratoren können Vorlagen (Templates) für E-Akten definieren.
- Diese lassen sich gezielt an bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Organisationseinheiten ausrollen.
- Neue Akten werden so automatisiert nach Standardvorlagen erstellt – schnell, fehlerfrei und einheitlich.
- Individuelle Berechtigungen & Sicherheit
- Mit KAN-ONE lassen sich Berechtigungen granular einstellen – bis auf Ordner- oder Dokumentenebene.
- So ist sichergestellt, dass sensible Dokumente immer nur von den richtigen Personen eingesehen werden.
- Rechtskonformität & Datenschutz
- Alle Daten werden in KAN-ONE DSGVO-konform archiviert.
- Definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen sorgen für rechtssichere Prozesse.
- Ein Audit-Trail dokumentiert jede Änderung und jeden Zugriff vollständig.
- Automatisierung & Effizienz
- KAN-ONE archiviert Dokumente prozessgesteuert und automatisiert – z. B. genehmigte Stundenzettel (Timesheets), Abwesenheitsanträge, Abmahnungen oder Kündigungen.
- Die Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeiterakten und Ordnern zugeordnet.
- Erinnerungen an wichtige Fristen (z. B. Probezeit-Ende, Vertragsverlängerung) entlasten HR zusätzlich.
- Integration & Skalierbarkeit
- KAN-ONE integriert sich nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme wie SAP, Workday oder SuccessFactors.
- Über offene API-Schnittstellen lassen sich weitere Systeme flexibel anbinden.
- Die Lösung ist international skalierbar und damit auch für große Unternehmensstrukturen geeignet.
- Mitarbeiter-Self-Service
- Mitarbeiter können über das Self-Service-Portal ihre eigenen Dokumente einsehen – etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Zertifikate.
- Das steigert Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand in HR.
